Sprint Planlama: Kontrol Listesi

Sprintler, fikirlerin değere dönüştürüldüğü Scrum’ın kalp atışı olan etkinliklerdir. Tutarlılık yaratmak üzere Sprintler sabit sürelidir, bu süre bir ila dört hafta arasında olabilir. Önceki Sprint biter bitmez yeni Sprint başlar. (Scrum Guide – 2020). Sprint Planlama yaparken kontrol listesi, çevik proje liderlerinin her bir proje sprintinin başarılı olmasını sağlamak için gerekli tüm adımları izlemesine katkı verecektir.

Çeviklikle ilgili en büyük yanılgılardan biri, süreçte az dokümantasyon olmasıdır. Çevik manifesto, detaylı dokümantasyon yerine çalışan ürüne önem verilmesini söyler. Fakat bu bilgi, hiç dokümantasyon üretmemiz gerekmiyor diye anlaşılmamalıdır. Bir metodoloji olarak çevik olmak, esnek ve değişime adapte olmak anlamına gelse de, bu yönetilmediği veya gelişigüzel yönetildiği anlamına gelmez. Bir takım esnek kalabilir, ancak yine de belirli çerçeveler oluşturmak ve takımı başarılı olmaya hazırlamak ile ilgili titizlik seviyesi korunmalıdır.

Ek olarak, çevik proje yönetimi genellikle standart süreçlerden yoksun olarak algılanır. Her takımın farklı olmasına izin verildiğinden, tüm takımlar için geçerli olacak şablon oluşturmanın imkansız olduğuna inanılır. Tüm takımları kapsayacak ve takımın izlediği yeni veya benzersiz herhangi bir süreci hesaba katacak bir şablon oluşturmak mümkün olmasa da, sprint planlamanın istenen sonucu tüm takımlar için aynıdır: İyi rafine edilmiş bir sprint’e sahip olmak ve takımın tamamlayabileceği hikayeleri o sprinte dahil etmektir. Bu ihtiyaç doğrultusunda çalışmak, süreçlerdeki nüanslar ne olursa olsun çoğu takım için geçerli olacak bir kontrol listesi oluşturmayı mümkün kılar.

Sprint planlama, çevikliğin temel direklerinden biridir. Bu süreç için gereken tek şey takımın ortaya çıkması, iş listesine bakması, sprinte dahil edilecek hikayelerin seçilmesi ve bununla bitmesi gibi görünse de, deneyimli proje yöneticileri ve scrum masterlar bunun doğru olmadığını bilirler. Sprint öncesinde, planlama sırasında ve plan yapıldıktan sonra tamamlanması gereken adımlar vardır.

Bu yazıda bahsedilen kontrol listesi, proje liderlerinin veya scrum masterların bu adımları takip etmesine yardımcı olabilir.

Sprint Planlama Toplantısından Önce

Takım yeni bir sprint oluşturmak için bir araya gelmeden önce, proje lideri veya scrum master aşağıdaki görevlerin tamamlandığından emin olmalıdır:

• İş listesi iyileştirme: Mevcut iş listesine bakılmalı ve takımın bir sonraki sprintte üzerinde çalışması için “Hazırlığın Tanımı (Definition of Ready)”nı karşılayan yeterli hikaye olup olmadığına bakılmalıdır.
• Tahta incelemesi: Takım üyelerinin sprint/kanban tahtasını doğru şekilde doldurduklarından emin olunmalıdır. Tamamlanan görevler tamamlandı sütununa taşınmalı ve sprint bitmeden tamamlanması muhtemel görevler uygun şekilde işaretlenmelidir.
• Sprint gözden geçirmesi: Sprint hedefine ulaşıldığından emin olmak için sprintte tamamlanan tüm çalışmalar değerlendirilmelidir. Sprint tahtasını doğru duruma getirmek için son şans bu aşamadır.
• Sprint demosu/gözden geçirme: Sprintte paydaşların ilgisini çeken herhangi bir özellik tamamlanmışsa, bir sunum düzenlemek için zaman ayrılmalıdır. Demo, iş listesine eklenmesi gereken yeni çalışmalara veya yeni hikayelere neden olabilir.
• Sprint retrospektif: Takımla birlikte neyin iyi gittiği, neyin iyi gitmediği gözden geçirilmeli ve bir dahaki sefere üzerinde çalışılması gerekilen maddelerden görevler oluşturulmalıdır. Retrospektiften çıkan hikayenin doğrudan bir sonraki sprint’e mi yoksa iş listesine mi gitmesi gerektiğine karar verilmelidir.

Sprint Planlama Toplantısı

Sprint planlaması genellikle canlı olarak yapılır ve genellikle bir saat ile yarım gün arasında sürer. Toplantının amacı, bir hedefi, takımın bu hedefe ulaşmasına yardımcı olacak görevleri ve mevcut kapasiteleri göz önünde bulundurularak takım tarafından yapılması gereken doğru miktarda işi sprinte dahil edilmesini sağlamaktır.

Toplantıyı yürütürken dikkat edilmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir.

• Yeni bir sprint/kanban tahtası oluşturulur: Sprint’in sonunda, çoğu öğe tamamlandı veya neredeyse tamamlandı olarak işaretlenecektir. Tahtada işaretler doğru duruma taşınmalı ve gerekirse yeni sprint’e eklenmelidir.
• Kapasiteyi belirlenir: Kapasite planlama şablonunu kullanarak takımın bu sprintte ne kadar kapasiteye sahip olacağına karar verilmelidir.
• Taşınma analiz edlir: Bir önceki sprintten taşınan işin hala değerli olup olmadığına, uygun boyutta olup olmadığına ve takımın üzerinde çalışması için engellenmemiş olup olmadığına karar verilmelidir. Takım işi yeni sprinte bırakmaya karar verirse, mevcut kapasiteyi bu bilgi ışığında ayarlanmalıdır.
• Sprint hedefine karar verilir: Ürün sahibi ile birlikte takım, yeni sprintin hedefinin ne olacağını belirlemelidir.
• Sprint’e hikayeler atanır: Takım, kullanıcı hikayelerini, kusurları ve teknik iyileştirmeleri içermesi gereken hikayeleri sprint’e atamalı ve tüm hikayeleri bu sprinte dahil etmek için yeterli kapasitenin olup olmadığına ve eklenen hikayelerin hedefe ulaşıp ulaşamayacağına karar vermelidir. Eğer kapasite aşılıyorsa, hikayeler veya hedef yeniden planlanmalıdır.
• Sprint doğrulanır: Son bir kontrol olarak, takım sprintteki öğeleri gözden geçirmeli ve gerçekçi olup olmadığını belirlemelidir.

Sprint Planlama Toplantısının Ardından

Sprint planlaması, toplantı sona erdiğinde veya yeni sprint tahtası oluşturulduğunda bile sona ermez. İşlerin ilerlemesini sağlamak için proje lideri veya scrum master aşağıdakileri yapmalıdır:

• Toplantının bir özetini yazılır: Paydaşlar, toplantının sonucunu – sprint tahtası – görmelidir, ancak bunu yapan şeyin ne olduğunu göremezler. Kapasite değişiklikleri, sprint hedefleri ve sprintte üzerinde çalışılan önemli veya olağandışı hikayeler hakkında açıklamaların olduğu, toplantının küçük bir özetini oluşturulmalıdır. Tüm ilgili paydaşlara toplantı özetinin yanı sıra sprint tahtası veya sprint panosunun kendisine ulaşacakları bir bağlantı gönderilmelidir. Bu adım, paydaşlara planı değiştirmek için hala zaman varken planı bir kez daha gözden geçirme olanağı tanır.
• Atanmamış görevler/hikayeler temizlenir: Planlama sürecinin bir parçası olarak, görevler sahibi olmadan sona erebilir veya iş listesine veya bekleme alanına geri taşınmaları gerekebilir. Artık sprint tamamlandığında, sprint’e girmeyen herhangi bir öğenin uygun şekilde ele alınması gerekir.
• İyileştirilecek sonraki hikayeler belirlenir: Proje sahibiyle birlikte çalışarak, daha sonra hangi hikayelerin iyileştirileceğine karar verilir.

Agile esnek olacak şekilde tasarlanmış olsa da, bu ortamda başarılı bir şekilde çalışmak hala çok fazla koordinasyon ve planlama gerektirir.

Bir sprint öncesinde, sprint planlaması sırasında ve plan yapıldıktan sonra uygun adımları tamamlamanıza yardımcı olması bu başlıklarla kendinize bir kontrol listesi oluşturun.

Yazar: Bart Gerardi, Amazon AWS yazılım geliştirme yöneticisi

Kaynak: https://pmipicks.pmi.org/content-page/0809234d-13cf-4c13-ac33-3a6cf977932b

Bu tarz içeriklerimizin devamı için bilgi kütüphanemizi inceleyebilirsiniz.

Youtube kanalımızı incelediniz mi?