Öğrenilmiş Dersler: Öğrendiklerimden Notlar
Öğrenilmiş dersler toplantılarınızdan verim alamıyor musunuz? Takım üyeleriniz yeterince katkı sağlamıyor, düzgün iletişim kuramıyor ya da sürekli yeniden çalışmaya mı yönleniyorsunuz? Bu gibi durumlarla başa çıkabilmek adına sizler için Elizabeth Harrin’in projectmanagement.com üzerindeki yazısını derledik. Kendisinin toplantılarda gözlemlediği durumları belki sizde gözlemliyor olabilirsiniz. Nasıl başa çıkmanız gerektiğiniz ile ilgili paylaştığı birkaç ipucunu okuyup sizlerde projelerinizde uygulayabilirsiniz.
Keyifli okumalar dileriz.
Öğrenilmiş Dersler: Öğrendiklerimden Notlar
Yakın zamanda edindiğim öğrenilmiş dersler üzerine webinar verdim ve araştırırken pek çok güzel ipucu buldum. Kendi deneyimlerimden, diğer insanların deneyimlerinden ve yayınlanmış araştırmalardan yararlandım ve burada birkaç ipucu paylaşmanın faydalı olabileceğini düşündüm.
Toplantı esnasında odada bulunan hiyerarşik güçlere dikkat edin ve gerekirse oturumları katılımcılara göre ayırın. Deneyimlerime göre, daha kıdemsiz meslektaşlar, üst düzey yöneticiler odadayken pek işe yaramayan şeyleri paylaşmıyor veya parçası oldukları başarıları dile getirmiyorlar.
Bu durum, kurumsal kültürünüze bağlı olarak değişecektir – belki de herkes paylaşım yapmaktan mutlu olabilir. Ancak bir atölye çalışmasını (edindiğim öğrenilmiş derslerden değil) hatırlıyorum, işimizi yapan biri bir detay hakkında bir şey paylaştı ve proje sponsoru (bu işi yıllardır yapmamış, hatta hiç yapmamış bile olabilir) “Hayır, öyle çalışmıyor.” dedi ve konuyu kapattı. Liderliğe meydan okumak zordur, bu yüzden daha dürüst geri bildirim almanıza yardımcı olacağını düşünüyorsanız oturumları ayırın.
Çıktıyı yazın ve hemen paylaşın. Öğrenilmiş dersler, konuştuğunuzda zaten ‘eskimiş’ oluyor çünkü hali hazırda gerçekleşmiş durumdalar ve sadece üzerine düşünüyorsunuz. Yazmanız gerekenleri yazın ve aksiyonları olabildiğince çabuk alın.
Alınması gereken çok fazla aksiyon varsa, en çok değer katacak olanlara öncelik verip odaklanın. “ Öğrenilmiş Dersler” toplantıları pek çok aksiyon ortaya çıkarabilir ve eğer toplantıyı proje ortasında yapıyorsanız, belirlediğiniz şeyleri düzeltmek için yepyeni bir proje başlatmak yerine, var olan proje üzerinde odaklanmanız gereken noktaları belirleyebilirsiniz.
Alınması gereken aksiyonları başkalarına devredin eğer bunu yapamazsanız, önünüzdeki birkaç ay içinde üzerinde çalışmak üzere birkaç ana noktayı seçin. Listenin geri kalanına daha sonra geri dönün.
Tatil zamanlarına yakın planlamalardan kaçının. Odada önemli kişilerin bulunması gerekiyorsa, onların müsait olduğundan emin olun. Bu, projenin ortasında olsanız bile “öğrenilmiş dersler” konuşmalarını şu an planlamanızı veya o kişilerin takvimlerinde zaman ayırabilmeleri için birkaç ay önceden ayarlamanızı gerektirebilir.
Her bireyden/takımdan ilk 3 öğrenilmiş ders başlığı getirmesini isteyin. İnsanları önceden biraz çalışma yapmaya yönlendirerek oturuma başlamadan zaman kazanın. Onlardan, ya bir anket veya soru yönlendirmesi göndererek ya da serbest çalışmalarına izin vererek, önceden hazırlanmış ilk 3 öğrenilmiş ders başlığı ile gelmelerini isteyin.
Bu ön çalışmayı toplantıya gelmeden önce yapmamış olan insanlar olacağından emin olabilirsiniz, bu yüzden toplantının ilk 5 dakikasını sessiz bireysel beyin fırtınasına ayırmak isteyebilirsiniz. Ardından herkes toplantı zamanını en önemli gördükleri konuları ortaya çıkarmak için kullanabilir.
Sonuçları daha iyi yönetmek için gruplandırın/kategorilendirin. Bu sayede öneriler ve öğrenilmiş dersler çeşitli kategorilere ayrılacaktır, özellikle katılımcılara düşünmeleri için yönlendirmeler verdiyseniz.
Yüz yüze toplantı yapıyorsanız, ayrı flip chart’lar bulundurun veya katılımcılardan gelen yapışkan notları alırken, onları yapıştırırken ortak temalar halinde gruplandırın. Elektronik beyaz tahtayla bu çok daha kolaydır; katılımcılardan yapışkan notları sürükleyip bırakmalarını isteyebilir veya ekranda gördükçe siz yapabilirsiniz.
Bir sonraki öğrenilmiş dersler toplantınız ne zaman? Toplantınızda konuştuklarımızı kullanıp geri bildirim verebilirsiniz!
Kaynak: https://www.projectmanagement.com/blog-post/77039/lessons-learned–tips-from-the-learning
