Geleneksel vs. Çevik: Öğrenilmiş Dersler ve Retrospektif süreçlerinin farkı!

Kariyerime geleneksel proje yönetimiyle başlayan biri olarak, her zaman öğrenilen dersler sürecini hiçbir zaman sevmedim. Neredeyse evrensel olarak nefret ediliyor ve takım üyeleri genellikle toplantılarda aktif rol oynamıyor, sadece parmak sallamak istiyor veya hiçbir şeyin değişmeyeceğine olan inançlarından ötürü bunun zaman kaybı olduğu tavrını takınıyorlar. Çoğu zaman, bu bakış açıları doğru da olabiliyor.

Yine de çeviklikte, retrospektif süreci genellikle iyi çalışır. Elbette istisnalar var, ancak öğrenilmiş derslerde gördüğüm olumsuzluğa yakın bir şeyin olduğu çok az organizasyon veya takımla karşılaştım.

“Retrospektifler ve Öğrenilen Dersler”

Bu farklılığın iki temel nedeni vardır ve her ikisi de öğrenilen dersleri daha anlamlı kılmak için geleneksel proje teslim yaklaşımlarına uygulanabilir:

Değişiklik yapma yetkisi takıma aittir.

Takım, Scrum Master, ürün sahibi ve paydaşlar dahil olduğunda, değişiklik yapma ihtiyacı konusunda bir anlaşma varsa, değişim hemen gerçekleşebilir. Bu, önerilerin bir PYO’ya veya benzer bir kuruma gönderildiği ve sıklıkla göz ardı edildiği geleneksel projelerde asla böyle olmamıştır. Ancak, artık tüm takımlar (nasıl çalıştıklarına bakılmaksızın) işleri üzerinde daha fazla özerklik kazandığından, bu takımların önerilerini doğrudan dahil etme fırsatı vardır ve bu da süreci daha anlamlı hale getirir.

Retrospektifler daha iyi çalışır çünkü düzenli bir ritimde gerçekleşir.

Bir sprintin sonunda, hemen bir retrospektif yapılır. Plan odaklı projelerde, öğrenilen dersler oturumu yalnızca bir kez gerçekleşir: projenin sonunda ve genellikle iş tamamlandıktan birkaç hafta sonra. O noktada, takım üyeleri ilgisizleşir ve işin başlamasından bu yana uzun zaman geçmiş olması basit bir gerçektir ki önerileri yakalamak ve paylaşmak daha zor hale gelir.

Öğrenilen derslerin takım ve paydaşlarla yapılan düzenli bir durum toplantısında gündem maddesi olarak dahil edilememesi ve önerilen ve uygulanan iyileştirmelerin sürekli kaydının proje kaydının bir parçası olarak tutulması için hiçbir neden yoktur. Bu ara sıra olur, ancak yeterince sık değildir.

Bu, plan odaklı proje teslimatının çeviklikten çok şey öğrenebileceği bir alandır. Etkili bir şekilde, “öğrenilen dersleri” “öğrenilen derslere “ dönüştürüyoruz .

Şimdi retrospektiflerinizi yolda tutmak için neler yapabileceğimize bakalım.

5 Geriye Dönük Kurallar

Retrospektifleri taze tutun.

Retrospektif sürecinin zamanla kötüleştiği bazı takımlarla karşılaştım. Tamamlanan sprint sayısı arttıkça retrospektifler daha az değerli hale geldi.

Bazı takımlar bunu fark etti ve işleri taze tutmaya çalışırken; diğerleri ise bunun sadece takımın daha etkili hale geldiği ve belirlenebilecek iyileştirme fırsatlarının daha az olduğu gerçeğini yansıttığına inanıyor.

Takımlar birbirleriyle ve işlerle daha fazla içli dışlı olduktan sonra, retrospektifte belirlenen iyileştirme fırsatlarının sayısı ve öneminin azalacağını kabul etsem de, yine de önemli bir işleve sahip olduklarına inanıyorum. Bir takımın (genellikle) iki hafta süren bir işi, daha iyi bir sonuç elde etmek için bir şeylerin farklı yapılabileceği bazı alanları belirlemeden tamamlaması mümkün değildir. Etkinin önemli olup olmaması önemli değildir; önemli olan takımın sürekli olarak mükemmellik için çabalamasıdır. Ve bunu iş birliği içinde yapmalarıdır.

Bu nedenle retrospektiflerin taze tutulması ve herkesin sürece dahil olduğundan ve üretken bir şekilde katkıda bulunduğundan emin olmaya çalışması önemlidir. Bu, bazı kısa eğlenceli aktiviteler eklemek, retrospektif sürecinin sorumluluğunu farklı takım üyelerine kazandırmak veya tamamen farklı bir şey olabilir. Ne olduğu önemli değildir ancak etkili olması önemlidir.

Değişiklikleri doğrulayın.

Bir sonraki unsur muhtemelen bir süreç hatası olarak kategorize edilebilir, ancak sıklıkla gördüğüm bir şey ve bu yüzden birçok organizasyonun işleyişine “dahil” olduğunu hissediyorum: değişikliklerin bir fark yarattığını doğrulamadaki başarısızlık.

Retrospektifler, gelecekteki çalışmaların iyileştirilebilmesi için son sprintte ne olduğunu anlamakla ilgili olmalıdır; bu nedenle ileriye dönük bir yaklaşım önemlidir. Ancak her ayarlamanın işe yaramayacağını da kabul etmek önemlidir.

Takımlar, gelecekteki sprintlerin bir veya daha fazla öğesini iyileştirmek için yapmak istedikleri değişiklikleri belirlemek üzere retrospektifte iş birliği yaparlar. Takımlar sorunların devam edip etmediğini belirleme eğiliminde olsalar da, genellikle değişikliği geri alıp başka bir şey denemeye yönelik bir değerlendirme yapılmaz. Bunun yerine, en iyi yaklaşım olmayabilecek daha ileri bir iyileştirme düşünülür.

Bir şeyin işe yaramadığını fark etmek önemlidir ve gelecekteki faaliyetleri bilgilendirmek için yalnızca ayarlama yapmaya devam etmekten daha fazlasını yapabilir.

Tartışmaları teşvik edin.

Bir retrospektif için geri bildirim toplamanın birçok yolu vardır. Anket formları ile ilgili bir derdim yok ancak, mümkün olan en kısa sürede daha ilgi çekici, daha iş birlikçi, tartışmaya dayalı bir yaklaşıma geçiş yapmak önemlidir. Bu, anket cevapları etrafında sohbetler yaparak başlayabilir, ancak takım sadece başarılar ve fırsatlar hakkında konuşmaktan rahatlayabilirse, o zaman daha faydalıdır.

Bu yaklaşım, “anketlerinde bunu kim söyledi” etrafındaki konuşmaları önler ve tartışmalarda çok daha fazla kapsam sağlar. Ayrıca Scrum Master’ın davranışları düzeltmeye çalışırken daha az doğrudan dahil olmasını sağlar. Ayrıca daha fazla içgörüyle sonuçlanır ve bu da daha iyi sonuçlara yol açar.

Eğer takım retrospektifte bu yaklaşımdan rahatsız oluyorsa, bu aynı zamanda takım dinamikleriyle ilgili ele alınması gereken başka sorunların da olduğunu gösterebilir.

Yaklaşıma takılıp kalmayın.

Bu nokta aynı zamanda retrospektifleri taze tutma fikrine de geri dönüyor. Her retrospektifte aynı yaklaşımı kullanmakta ısrar eden bazı takımlar tanıyorum. Aynı yönteme (örneğin sevilen, nefret edilen, öğrenilen, özlenen “dört L”) bağlı kalmanın en iyi uygulamaları paylaşmayı ve etkili ve etkisiz takımları anlamayı kolaylaştırdığına inanıyorlar.

Katılmıyorum. Takımların, diğer takımların yaptıklarıyla uyumlu olup olmadığına bakılmaksızın, kendilerini rahat hissettikleri yaklaşımı kullanmalarına izin vermenin çok daha anlamlı olduğuna inanıyorum. Ayrıca, yaklaşımı değiştirmenin, durgunlaşmaya başlayan ve sürece daha az bağlı hale gelen bir takımı yeniden harekete geçirmenin bir yolu olabileceğine inanıyorum.

Sonuç olarak, performans iyileştirmeleri neyin işe yarayıp neyin yaramadığını daha iyi anlamamızı sağlayan açık ve dürüst tartışmalardan gelir. Bunun önünde hiçbir engel olmamalı—özellikle de süreç etrafında yapay engeller olmamalı.

Kök nedene ulaşın.

Vurgulamak istediğim son nokta, retrospektifte tanımlanan temel zorluklara ulaşmanın önemli olduğudur. Zorlukları veya hayal kırıklıklarını tanımlamaktan iyileştirmeleri uygulamaya geçmek kolay olabilir; ancak çözülmesi gereken diğer tüm sorunlarda olduğu gibi, önce gerçek sorunu anladığınızdan emin olmalısınız.

Genellikle retrospektiflerde semptomlar belirlenir. Sadece bu semptomlar tedavi edilirse, altta yatan sorun geri gelebilir.

Öte yandan, bir dizi ilişkili semptomun hepsinin aynı temel soruna bağlı olduğunu anlamak için zaman harcanırsa, bu sorun ele alınabilir ve iyileştirmelerin etkisi daha fazla olur.

Sonuçlar

Retrospektifler, çevik yaklaşımların en etkili kısımlarından biri olabilir, sorunları hızlı bir şekilde ve başarı şansı yüksek bir şekilde belirleyip ele alabilir. Süreci tam olarak değerlendirmiyorsanız, şüphesiz masada fırsat bırakıyorsunuz demektir ve bunun için gerçekten hiçbir neden yoktur.

Bugün projectmanagement.com’da “Andy Jordan” tarafından yazılmış “Follow These 5 Important Retrospectives Rules” yazısını sizler için derledik.

Geleneksel proje yönetiminde öğrenilmiş dersler ve çevik yaklaşımlarda retrospektif süreçlerin farklılıklarını ve etkinliğini hakkında hiç düşündünüz mü? Andy Jordan, geleneksel proje yönetiminde öğrenilmiş dersler sürecinin genellikle yetersiz olduğunu, takım üyelerinin pasif kaldığını ve sürecin zaman kaybı olarak algılandığını belirtiyor. Bununla birlikte, çevik yaklaşımda, retrospektiflerin düzenli bir ritimde ve takımın değişiklikleri doğrudan uygulama yetkisi ile daha verimli olduğunu vurguluyor. Retrospektif süreçlerinin sürekli olarak taze tutulması, tartışmaların teşvik edilmesi ve iyileştirme fırsatlarının doğru değerlendirilmesi ve kök nedenin bulunması ile beraber çok daha etkili sonuçlara ulaşacağımızı düşünüyor.

Kaynak: https://www.projectmanagement.com/articles/991214/follow-these-5-important-retrospectives-rules

#ProjeYönetimi #Çeviklik #Retrospektif